LA GESTIÓN DOCUMENTAL
¿QUÉ ES LA GESTIÓN DOCUMENTAL?
Es la captura, almacenamiento y recuperación de documentos. Con o sin una solución de gestión documental, su empresa ya captura, almacena y recupera documentos cada día. Muchas organizaciones piensan que este proceso consume mucho tiempo y a menudo se ignoran las posibilidades de mejorar el proceso.
¿PARA QUE FUNCIONA LA GESTIÓN DOCUMENTAL?
Para administrar los documentos de todo tipo, recibidos y creados en una organización, facilitar la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación a largo plazo de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.
¿PRINCIPALES CARACTERÍSTICAS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL?
- Check-in / check-out y bloqueo, para coordinar la edición simultánea de un documento para que los cambios de una persona no sobrescriban los de otra persona.
- Control de versiones, por lo que se puede mantener la historia sobre cómo se creó el documento actual y cómo difiere de las versiones anteriores.
- Roll-back, para “activar” una versión anterior en caso de error.
- Registros de auditoría, para permitir la reconstrucción de quién hizo qué a un documento durante el curso de su vida en el sistema.
- Comentarios y marcas. La gestión documental, aunque se puede utilizar de forma independiente, también es un componente dentro de un entorno de gestión de contenido empresarial.
¿EN QUÉ PUNTO DE LA EMPRESA SE DESEMPEÑA LA GESTIÓN DOCUMENTAL?
Gestión documental, gestión administrativa o gestión humana.
¿POR QUÉ ES IMPORTANTE TENER CONOCIMIENTO DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL?
Implementando tecnologías de gestión documental, su empresa podrá hacer más eficiente el uso de la información, contando con información oportuna y reduciendo costos. Gestionar de mejor forma la documentación existente sin duda incrementará la productividad de su organización.